Decreto regulamenta a digitalização de documentos.

Foi publicado o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o art. 3º, inciso X, da Lei nº 13.874/2019, e o art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012.

O referido decreto estabelece a técnica e os requisitos a serem observados para a digitalização de documentos públicos ou privados para que estes documentos produzam os mesmos efeitos legais dos originais.

Importante a regulamentação dos dispositivos legais acima mencionados para o esforço de diminuição da burocracia brasileira e ganho de produtividade. Com os documentos digitalizados tendo os mesmos efeitos legais dos documentos originais, ganha-se agilidade na tramitação dos procedimentos em órgãos públicos, bem como se reduz custos tanto para o ente estatal quanto para os particulares, o que é positivo para todos.

O art. 2º do Decreto nº 10.278/2020 regulamenta quem pode digitalizar documentos físicos produzidos: a) ” por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares” (inciso I); b) ” por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais” (inciso II).

Quanto às pessoas jurídicas de direito privado e pessoas naturais, essas podem digitalizar os documentos físicos para fazer comprovação de informações perante: a) pessoas jurídicas de direito público interno (alínea a do inciso II); b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais (alínea b do inciso II).

Interessante observar as definições inseridas no decreto sobre documento digitalizado, metadados, documento público e integridade do documento, no art. 3º.

As regras gerais de digitalização estão contidas no art. 4º do decreto. Os requisitos para a digitalização que envolva entidades pública estão previstos no art. 5º. Os requisitos para a digitalização realizada para ser empregada entre particulares estão contidos no art. 6º.

Uma importante previsão diz respeito à responsabilidade pela digitalização. O processo de digitalização poderá ser feito pelo possuidor do documento ou por terceiros, conforme previsão contida no art. 8º, caput, do Decreto nº nº 10.278/2020. É de responsabilidade do possuidor do documento físico a conformidade o processo de digitalização perante terceiros, consoante a redação do art. 8º, § 1º, do Decreto nº 10.278/2020.

Quando a administração pública contratar terceiros para realizar a digitalização, o contrato deverá prever que haverá responsabilidade integral do contratado perante a administração pública federal, bem como a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado (§2º, I, do art. 8º). Além disso, o contrato deverá constar os requisitos para a segurança da informação e da proteção de dados (§2º, inciso II, do art. 8º).

Os documentos digitalizados de acordo com os requisitos do decreto referido poderão ser descartados, exceto os de valor histórico, consoante o art. 9º.

Esse decreto é um esforço do governo federal em diminuir a burocracia estatal e os custos nos processos administrativos. com reflexos positivos para a iniciativa privada. Regulamenta a digitalização de documentos prevista na Lei nº 13.874/2019 que instituiu da Declaração de Direitos da Liberdade Econômica e na 12.682/2012, que instituiu critérios para a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

O ganho de eficiência pelo ente estatal é benéfico para todos, pois diminui custos e ganha agilidade na resposta à sociedade. Espero que mais serviços estatais sejam digitalizados, observando sempre os critérios da segurança da informação.

Ainda há um caminho enorme para a ampliação da liberdade econômica no Brasil, mas são medidas que começam esse processo ainda tímido. Espero que se possa ampliar a liberdade econômica no país, com medidas legais que diminuam a burocracia e com a adoção de critérios regulatórios que efetivamente amplie a concorrência e o livre comércio; mas esse já é assunto para outra conversa.

Para saber um pouco sobre a regulação econômica realizada pelas agências reguladoras e o motivo pelo qual não funciona em benefício da população, indico a leitura do livro a seguir:

Sobre a regulação do serviço de patinetes na cidade de São Paulo, clique aqui.

Para acessar o texto do Decreto nº 10.278/2020, clique aqui.

Para acessar a Lei nº 12.682/2012 , clique aqui.

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